Die Arbeitswelt wird immer flexibler. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind längst keine Ausnahme mehr, sondern fester Bestandteil vieler Unternehmen. Ein neues Modell, das sich daraus entwickelt hat, ist die Workation. Dabei verbinden Mitarbeitende Arbeit und Urlaub und erledigen ihre Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum von einem anderen Ort. Auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist dieses Modell interessant. Eine Workation steigert nicht nur die Motivation und Produktivität von Angestellten, sondern kann auch helfen, qualifizierte Fachkräfte langfristig ans Unternehmen zu binden.
Damit Sie Workation jedoch erfolgreich umsetzen können, müssen Sie rechtliche Voraussetzungen klären, die technischen Grundlagen schaffen und klare Absprachen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer treffen.
Definition: Was ist eine Workation?
Während das Home Office heute fest im Sprachgebrauch verankert ist, wird auch das Konzept der "Workation" immer mehr zum Trend. Dabei fragen sich viele: Was bedeutet Workation? Die Begriffe Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) ergeben zusammen die Bezeichnung Workation. Gemeint ist damit, dass Mitarbeitende ihre reguläre Arbeit für eine gewisse Zeit von einem anderen Ort aus erledigen – beispielsweise aus einem Ferienhaus in Spanien, einer kleinen Pension an der Ostsee oder einem Co-Working-Space in Lissabon.
Im Gegensatz zum klassischen Urlaub sind Angestellte während einer Workation weiterhin im Dienst. Arbeitszeiten, Aufgaben und Absprachen mit Vorgesetzten bleiben auch am vermeintlichen Urlaubsort bestehen. Es handelt sich also nicht um Freizeit, sondern um eine zeitlich befristete Verlagerung des Arbeitsplatzes. Auch das Gehalt bleibt gleich.
Worauf kommt es bei der Workation rechtlich an?
Ob eine Workation vom Arbeitgeber erlaubt ist, hängt stark vom Zielland und von den internen Vereinbarungen im Unternehmen ab. Inder Geschäftsführung müssen Sie hier einige Punkte prüfen, bevor Mitarbeitende von unterwegs arbeiten können.
Arbeitsrecht: Auch während einer Workation gelten weiterhin die deutschen Arbeitsgesetze. Das bedeutet: Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubsansprüche ändern sich nicht. Workation-Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Regeln einzuhalten, unabhängig davon, ob die Arbeit in Berlin, auf Mallorca oder in Lissabon stattfindet.
Sozialversicherung: Innerhalb der EU bleiben Mitarbeitende normalerweise im deutschen Sozialversicherungssystem. Dafür ist jedoch oft eine A1-Bescheinigung notwendig. Sie bestätigt, dass Angestellte trotz Auslandsaufenthalt in Deutschland sozialversichert sind.
Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
- Innerhalb der EU: Dank der Freizügigkeit innerhalb der EU können Mitarbeitende in vielen Ländern ohne zusätzliche Genehmigung arbeiten.
- Außerhalb der EU: Hier gelten oft strengere Regeln. Für bestimmte Länder ist eine Arbeitserlaubnis oder ein Visum erforderlich, auch wenn es nur um wenige Wochen geht.
Steuerliche Aspekte: Eine wichtige Frage ist die Steuerpflicht. Bleiben Mitarbeitende länger als 183 Tage in einem Land, kann dort eine Einkommensteuerpflicht entstehen. In solchen Fällen sollten Sie mit Ihrem Arbeitnehmer prüfen, ob Doppelbesteuerungsabkommen greifen.
Die Vorteileeiner Workation
Eine Workation kommt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur dann in Frage, wenn sich daraus Vorteile ergeben. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen kann das Modell helfen, die Arbeitsweise moderner und flexibler zu gestalten.
- Motivation und Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende empfinden es als Wertschätzung, wenn sie ihren Arbeitsort flexibel wählen dürfen. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern stärkt auch die Mitarbeiterbindung. Zudem fördern Betriebe mit dieser Maßnahme auch den Erfolgsfaktor Gesundheit.
- Produktivität und Kreativität: Ein Tapetenwechsel kann neue Energie freisetzen. Viele Angestellte arbeiten an einem inspirierenden Ort konzentrierter und kreativer.
- Employer Branding: Unternehmen, die Workation ermöglichen, wirken nach außen modern und attraktiv. Mit Blick auf ein etabliertes CSR-Management (Corporate Social Responsibility) achten gerade jüngere Fachkräfte bei der Jobwahl auf Flexibilität, innovative Arbeitsmodelle und die soziale Komponente.
Die Herausforderungen und Nachteile einer Workation
So attraktiv eine Workation klingt, bringt sie auch einige Risiken und Stolperfallen mit sich.
- Technische Hürden: Eine Workation funktioniert nur mit stabiler Internetverbindung und passender Ausstattung. Fällt die Technik aus, leidet die Produktivität sofort.
- Kommunikation im Team: Arbeiten Mitarbeitende in einer anderen Zeitzone, sind Absprachen mit Kollegen und Vorgesetztenschwieriger. Besonders in kleinen Teams kann das die Abläufe belasten.
- Rechtliche Unsicherheiten: Fehlt eine klare Regelung zu Themen wie Versicherung, Arbeitszeiten oder Steuerpflicht, drohen rechtliche Probleme. Das betrifft vor allem Aufenthalte außerhalb der EU.
- Ausgaben: Die für die Reise sowie Unterkunft entstehenden Kostenmüssen Mitarbeitende selbst bezahlen. Wenn Arbeitgeber zusätzliche Technik oder Co-Working-Spaces finanzieren, steigen die Ausgaben.
Voraussetzungenfür eine erfolgreiche Workation
Damit eine Workation für Unternehmen und Mitarbeitende funktioniert, braucht es klare Rahmenbedingungen. Nur wenn die Voraussetzungen der Workation stimmen, wird aus dem Trend ein echtes Erfolgsmodell.
Technische Ausstattung
- Laptop und mobile Geräte müssen einsatzbereit sein.
- Eine stabile Internetverbindung ist Pflicht.
- Sicherer Zugang zum Firmennetzwerk, z. B. über VPN, schützt sensible Daten.
Klare Regeln
- Legen Sie Arbeitszeiten und Erreichbarkeit verbindlich fest.
- Absprachen mit Vorgesetzten und Kollegen verhindern Missverständnisse.
- Transparente Kommunikation sorgt dafür, dass das Team reibungslos weiterarbeitet.
Rechtliche Sicherheit
- A1-Bescheinigung bei Aufenthalten in der EU beantragen.
- Versicherungsstatus prüfen (Kranken- und Unfallversicherung).
- Bei Nicht-EU-Ländern: Visum oder Arbeitserlaubnis rechtzeitig klären.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die ersten Workations
Damit die Workation nicht im Chaos endet, sondern zum echten Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter wird, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.
1. Bedarf und Aufgaben prüfen
- Welche Tätigkeiten lassen sich ortsunabhängig erledigen?
- Welche Mitarbeitenden eignen sich dafür (z. B. Verwaltung, Marketing, Grafikdesign)?
- Welche Aufgaben müssen zwingend vor Ort bleiben?
2. Zielland auswählen und Rahmenbedingungen klären
- EU-Ländersind unkomplizierter (Freizügigkeit, A1-Bescheinigung).
- Bei Nicht-EU-Ländern: frühzeitig prüfen, ob ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis nötig ist.
3. Kosten und Zuständigkeiten festlegen
- Wer trägt Reise- und Unterkunftskosten?
- Übernimmt das Unternehmen Zusatzkosten (z. B. Co-Working-Space, mobile Geräte)?
- Vereinbarungen schriftlich festhalten.
4. Technische Voraussetzungen sicherstellen
- Stabile Internetverbindung und sichere Tools (VPN, Cloud).
- Kommunikationskanäle festlegen (z. B. Videocalls, Chat-Tools).
5. Regeln für Kommunikation und Erreichbarkeit definieren
- Kernarbeitszeiten oder feste Abstimmungspunkte vereinbaren.
- Verantwortlichkeiten im Team klar regeln, um Ausfälle zu vermeiden.
6. Feedback einholen und bewerten
- Nach der Rückkehr: Feedbackrunde mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten.
- Ergebnisse dokumentieren und für künftige Workations nutzen.
Für wen kommt Workation in Frage?
Nicht jede Tätigkeiteignet sich für eine Workation. Während einige Aufgaben problemlos ortsunabhängig erledigt werden können, sind andere stark an den Arbeitsplatz vor Ort gebunden.
Geeignet für Workation
- Digitale Dienstleistungen: Grafikdesigner, Texter oder Marketing-Spezialisten können ihre Projekte auch im Ausland erledigen. Wichtig ist nur eine stabile Internetverbindung.
- Verwaltungs- und Bürotätigkeiten: Rechnungswesen, Terminplanung oder Kundenkommunikation lassen sich problemlos vom Laptop aus steuern.
- Führungskräfte: Auch Betriebsleiter oder andere Führungskräfte können zeitweise strategische Aufgaben, Konzepte oder Marketingpläne von unterwegs entwickeln.
Weniger geeignet
- Handwerkliche Tätigkeiten: Maler, Elektriker oder Installateure müssen ihre Arbeit direkt beim Kunden vor Ort erledigen. Eine Workation ist hier kaum möglich.
- Dienstleistungen mit Kundenkontakt: Friseure, Kellner oder Hotel rezeptionisten brauchen ihre Präsenz am Arbeitsplatz.
Fazit: Mit klaren Regeln zur erfolgreichen Workation
Eine Workation verbindet Arbeit und Urlaub und kann auch für kleine und mittlere Unternehmen ein wertvolles Modell sein. Sie steigert die Motivation, fördert die Produktivität und macht Betriebe attraktiver für Fachkräfte. Gleichzeitig gibt es rechtliche und organisatorische Fragen, die nicht unterschätzt werden dürfen.
Richtig umgesetzt, bietet Workation die Chance, moderne Arbeitsmodelle auch in kleineren Betrieben zu etablieren und so die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
